Bài học đầu tiên và cũng là bài học quan trọng nhất trong kinh doanh cà phê đó là: học cách quản lý quán cafe. Thành hay bại, lời hay lỗ của quán cà phê phụ thuộc vào chính cách thức quản lý quản lý quán cà phê. Vậy làm sao để điều hành hoạt động của một hay chuỗi quán cà phê hiệu quả?
Nội dung sau sẽ được Cà phê Cầu Đất tiết lộ một phần câu trả lời.
Mục lục
Cách quản lý quán cafe về thu chi
Trong hoạt động kinh doanh của quán cà phê dòng tiền được hạch toán chi tiết và minh bạch hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận, phát triển cửa hàng. Cách quản lý quán cafe, cụ thể ở đây là vấn đề thu chi như sau:
- Quản lý các khoản thu:
Đa phần các quán cà phê hiện nay, nhân viên thay chủ quán thu tiền hóa đơn của khách. Thực tế đã xảy ra tình trạng nhân viên không trung thực và quên thu tiền do quán quá đông.
Do đó để quản lý tốt vấn đề này thì giải pháp được đưa ra là:
+ Lắp đặt thiết bị máy móc hỗ trợ kinh doanh: máy vi tính có phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn, camera giám sát
+ Tuyển dụng nhân viên trung thực và quản lý bằng chính sách đãi ngộ
- Quản lý các khoản chi:
Nguồn ngân sách kinh doanh cà phê được chi cho các khoản: lương nhân viên, mặt bằng (nếu đi thuê), điện nước, nhập nguyên liệu và đồ phục vụ khách và khoản phát sinh khác. Các khoản chi hàng ngày đều được ghi chép cẩn thận và chính xác.
Cuối ngày, cửa hàng tổng kết và đối chiếu. Cách quản lý quán cafe hiệu quả là cân đối được khoản chi không vượt quá ngân sách cho phép.
Xem thêm: Mở quán cafe bắt đầu từ đâu?
Cách quản lý nguyên liệu quán cafe
Nguyên liệu pha chế các loại đồ uống sẽ được nhập hàng ngày hoặc hàng tuần. Nguyên liệu sử dụng trong quán cũng rất dễ bị thất thoát do nguyên nhân khách quan và chủ quan. Mặt khác, cần nhập bao nhiêu nguyên liệu là đủ để không bị thiếu nhưng cũng không dư thừa lãng phí? Đó cũng là vấn đề quan trọng trong cách quản lý quán cafe.
- Tính toán nguyên liệu cần sử dụng dựa trên loại đồ uống có trong menu của quán và lượng khách hàng trung bình mỗi ngày. Lưu ý: lượng khách ngày cuối tuần và ngày nghỉ lễ đông hơn ngày thường
- Ghi chép chi tiết số lượng hàng hóa nguyên liệu nhập (khối lượng, ngày giờ, người nhận- ký nhận)
- Bảo quản nguyên liệu trong kho sạch sẽ, khô ráo đề phòng chuột bọ, ẩm thấp và thường xuyên kiểm tra nguyên liệu hàng ngày
- Nhập nguyên liệu từ đơn vị bỏ sỉ cà phê với mức giá tốt nhất nhưng vẫn phải đảm bảo được yếu tố chất lượng, thời gian giao nhận
Cách quản lý nhân sự quán cà phê
Một kinh nghiệm quản lý quán cafe khác đó là vấn đề nhân sự. Với những quán cà phê nhỏ, nhân sự toàn bộ là người trong gia đình thì bạn không phải bận tâm về vấn đề này.
Song phần nhiều quán cà phê hiện nay đều kinh doanh theo hình thức nhượng quyền cà phê. Nhân viên trong quán đều là người làm thuê. Chính vì thế cách quản lý quán cafe hiệu quả bắt đầu từ nhân sự.
- Tính toán số lượng nhân sự cần cho hoạt động kinh doanh của quán (phụ thuộc vào quy mô hoạt động và ngân sách vốn đầu tư)
- Tuyển dụng nhân sự phù hợp với từng vị trí, bộ phận hoạt động của quán. Ví dụ: bộ phận thu ngân cần nhân viên học kế toán, nhanh nhẹn, cẩn thận và trung thực. Bộ phận bảo vệ cần những người có sức khỏe, chăm chỉ và quan sát tốt
- Phân cấp quyền cho nhân viên
- Đào tạo nhân sự bài bản, chuyên nghiệp theo phong cách riêng của quán nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất
- Quản lý, theo dõi đánh giá hiệu quả công việc và có những điều chỉnh, xử lý thiếu sót kịp thời
- Có chính sách đãi ngộ tốt đối với nhân viên (khen thưởng, lương, linh động thời gian làm việc, cung cấp đồng phục,…) để nhân viên gắn bó lâu dài, nâng cao tinh thần trách nhiệm và có hỗ trợ tốt nhất cho công việc
Cách quản lý tài sản quán cà phê
Một quán cà phê được đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất. Tài sản trong quán cà phê gồm có: trang thiết bị máy móc (máy xay hạt cà phê, máy pha chế, máy in hóa đơn, máy vi tính, tủ lạnh…), đèn chiếu sáng, quạt, điều hòa, bàn ghế và đồ trang trí, camera….
Vậy cách quản lý tài sản quán cafe được thực hiện ra sao? Có một vài lưu ý nhỏ trong cách quản lý quán cafe- hạng mục cơ sở vật chất cụ thể như sau:
- Đầu tư cơ sở vật chất phù hợp với ngân sách, diện tích mặt bằng của quán (xác định rõ số lượng bàn ghế cần bao nhiêu, chọn loại máy xay/máy pha cà phê có công suất như thế nào, bao nhiêu quạt- đèn- điều hòa là đủ?)
- Kiểm kê tài sản theo định kỳ
- Bảo trì, bảo dưỡng các loại máy móc thiết bị trong quán thường xuyên tránh trường hợp hư hỏng nặng đầu tư mới hoặc tốn kém chi phí sửa chữa
Cách quản lý quán cafe từ xa bằng ứng dụng
Quản lý một quán cà phê đã khó nay công việc quản lý thêm mở rộng sang quán cà phê thứ hai và chuỗi nhiều quán cà phê khác. Vậy cách quản lý quán cafe trong trường hợp này như thế nào?
Hiện nay nhiều công ty công nghệ đã nghiên cứu và phát triển ứng dụng quản lý quán cà phê từ xa. Ngay cả khi bạn không có mặt trực tiếp ở quán cà phê thì bạn vẫn thực hiện được công việc điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh trong quán.
Ứng dụng cung cấp thông tin thu chi, tình trạng nguyên liệu và nhân sự làm việc cho chủ quán hay người chịu trách nhiệm quản lý. Chỉ bằng một thiết bị có kết nối internet và bằng một click chuột bạn nắm được tất cả thông tin.
Có một vài ứng dụng hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý quán cà phê để bạn tham khảo như: Bigbuy Res 160R, Sapo FnB,…. Ứng dụng có phiên bản dùng thử miễn phí và nếu thấy phù hợp, hiệu quả thì bạn chỉ cần bỏ khoản ngân sách nhỏ.
So với các mô hình kinh doanh khác thì cà phê nhượng quyền đang rất thịnh hành. Lý do vì chi phí đầu tư thấp và thương hiệu nhượng quyền hỗ trợ về cách quản lý quán cafe, marketing, nguyên liệu, décor trang trí,…. Nếu bạn quan tâm tới mô hình nhượng quyền cà phê và muốn tìm hiểu thông tin chi tiết thì bạn hãy liên hệ trực tiếp cho From Cầu Đất.
Số 2 đường D9, Khu dân cư Chánh Nghĩa phường Chánh Nghĩa, TP.Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm, Thứ Sáu, Thứ Bảy, Chủ Nhật07:00 – 17:30
01 Bình luận
Quá hay và tuyệt vời, mình có mặt bằng, mặt đường nhà cũ ngày xưa , cũng rất muốn mở cửa hàng cafe nhỏ và ấm cúng, áp vừa có thu nhập , vừa thỏa mãn niềm đam mê….104 Trịnh đình cửu Định Công Hoàng Mai Hà Nội 0975760402….