11 bước tạo lập kế hoạch kinh doanh quán cafe áp dụng ngay

Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe với sự đầu tư đúng đắn ngay từ ban đầu sẽ là nền tảng vững chắc trong ngành dịch vụ đồ uống đầy tiềm năng. Tìm hiểu thị trường, chuẩn bị nguồn vốn linh hoạt, mô hình kinh doanh phù hợp… là những điều kiện thuận lợi giúp bạn hiện thực hóa kế hoạch của mình. Dành cho những ai mới bắt đầu, hãy tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh với 11 bước chi tiết sau đây nhé!

Tại sao cần lập kế hoạch kinh doanh quán cà phê?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe là một bản kế hoạch nhằm mục đích mô tả quá trình kinh doanh của quán trong một khoảng thời gian nhất định. 

Do đó, bản kế hoạch mở quán cà phê sẽ đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động và chiến lược kinh doanh của cửa hàng.

Kế hoạch mở quán cà phê càng cụ thể thi càng giúp bạn dễ thành công và tiết nghiệm nguồn lực, thời gian và tiền bạc. Trên thực tế, không nhiều người sẵn sàng bỏ thời gian ra để làm điều này. Đây cũng là lý do mà phần quán cà phê phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động.

Ngoài ra, nếu bạn có ý định vay mượn, kêu gọi các nguồn đầu tư từ bên ngoài thì một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả sẽ tăng cơ hội thuyết phục.

Cách tạo lập bản kế hoạch mở quán cà phê từ a-z

Một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết theo quy trình sẽ giúp hạn chế tối đa những khó khăn trong quá trình bắt đầu. Tham khảo chi tiết 11 bước sau đây trước bắt tay vào thực hiện nhé.

Bước 1: Đánh giá năng lực bản thân

Trước khi quyết định kinh doanh, bạn cần phải xem xét mình biết gì về lĩnh vực này, mình có đủ năng lực để làm chủ không,…. Hãy tự xem mình là một khách hàng khi lập kế hoạch mở quán cafe.

Việc đầu tiên bạn là bạn cần trang bị những kiến thức cơ bản nhất về đặc điểm của từng loại cà phê, cách pha chế, kiểu ly pha,… phù hợp với người Việt nam nhất.

Bạn có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia để có quyết định đúng đắn nhất. Khi đã tích lũy đủ kiến thức và đam mê bản thân, bạn mới có đủ tự tin để bắt đầu lập kế hoạch mở quán cafe trong thời gian sắp tới.

Bước 2: Nghiên cứu thị trường, tìm ra cơ hội

Kế hoạch khởi nghiệp quán cafe nghe qua tưởng chừng như rất đơn giản nhưng trên thực tế lại phức tạp hơn thế gấp 10 lần. Ngày nay, thị trường kinh doanh đang cạnh tranh với nhiều biến động. Vì vậy nghiên cứu thị trường là bước nhất định phải làm trước khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Vậy cần tìm hiểu những vấn đề gì khi kế hoạch kinh doanh quán cafe?

Thứ nhất là thị trường tổng quan

Ta cần tìm hiểu xem ngành này có tiềm năng không? Xu hướng biến động của thị trường, các yếu tố tác động? Thị trường đang lên hay đang có xu hướng bão hòa?… Dựa vào những điều này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về ngành và lập được kế hoạch chi tiết mở quán cafe.

Thứ hai là đối thủ cạnh tranh

Hiện nay, mức độ cạnh tranh ngành cafe trở nên rất khốc liệt. Khi bạn quyết định kinh doanh ngành này thì việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là điều vô cùng quan trọng.

Bạn có thể đến trực tiếp các quán cafe xung quanh để quan sát họ đang vận hành như thế nào để nắm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ. Điều này sẽ giúp bạn có những quyết định khôn ngoan hơn khi bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.

Thứ ba là nhu cầu khách hàng

Mục đích của việc làm này là tìm ra và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Với từng nhóm đối tượng khách hàng thì nhu cầu về không gian, thức uống, phong cách,.. cũng khác nhau.

Việc tìm hiểu thị hiếu, thói quen, sở thích của khách hàng sẽ giúp bạn phân chia được từng nhóm khách hàng. Từ đó tìm ra nhóm khách hàng mục tiêu mình hướng tới và tìm kiếm cơ hội phù hợp nhất.

Bước 3: Lựa chọn mô hình, xây dựng thực đơn sơ bộ

Sự đa dạng của mô hình quán cà phê hiện nay cho phép bạn có nhiều lựa chọn hơn khi muốn bắt đầu kế hoạch kinh doanh quán cafe. Trước khi lập bản kế hoạch mở quán cafe, bạn cần việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến.

Ví dụ: 

• Nếu đối tượng hướng đến là học sinh, sinh viên: mô hình phục vụ tại chỗ, mang đi hoặc cà phê sách. 
• Nếu đối tượng là nhân viên văn phòng: cà phê thú cưng, cà phê cóc,…

Phân loại	Các mô hình quán cà phê
Theo cách phục vụ	Tại chỗ, mang đi, bán online …
Theo địa điểm, không gian	Sân vườn, xe đẩy,…
Theo phong cách	Cà phê 24/7, cà phê thú cưng, nhạc sống, cà phê sách, …

Sau khi lựa chọn được mô hình kinh doanh, ta tiến hành thiết kế menu quán cà phê sơ bộ. Đầu tiên cần xác định thức uống chủ đạo làm điểm nhấn.

Ví dụ: Cộng Cà phê (cà phê cốt dừa); Cà phê Giảng (cà phê trứng),….

Bạn có thể bổ sung vào menu gồm: sinh tố, nước ép, thức uống dinh dưỡng, trà…

Bước 4: Dự trù kinh phí, lợi nhuận mong muốn

Để đảm bảo quán cafe hoạt động trơn tru thì kế hoạch tài chính cần được tính toán kỹ lưỡng và được trình bày một cách rõ ràng và chi tiết.

Tham khảo một số mục sau đây để có thể lên kế hoạch tài chính của mình một cách tốt nhất:

• Cơ cấu nguồn vốn: Vốn vay là bao nhiêu? Lãi suất vay như thế nào? Vốn tự có là bao nhiêu?….
• Nhu cầu vốn đầu tư ban đầu: Chi phí cố định ban đầu như chi phí thuê mặt bằng,  trang trí nội thất, chi phí mua sắm trang thiết bị, chi phí sửa chữa, phần mềm quản lý…
• Nhu cầu vốn lưu động: Bao gồm các khoản chi cho nguyên vật liệu, chi phí điện, nước, các khoản dự phòng…
• Chi phí lương nhân viên
• Dự báo doanh thu – chi phí dự kiến trong 1 năm, 2 năm,… 
• Dự định thu hồi vốn trong bao lâu, có thể chịu lỗ trong bao lâu,…

Bước 5: Tìm kiếm, lựa chọn mặt bằng

Yếu tố đầu tiên để căn cứ chọn mặt bằng là đối tượng mà bạn hướng tới.

Ví dụ: 

• Nếu bạn hướng đến học sinh, sinh viên: mặt bằng sẽ nằm gần khu vực trường học, ký túc xá. 
• Nếu đối tượng là nhân viên văn phòng:  khu vực tập trung nhiều công ty. 

Sau đó, Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh mà bạn sẽ lựa chọn diện tích mặt bằng phù hợp. Ví dụ quán cà phê sân vườn, diện tích khoảng 50 – 100m vuông, quán cà phê take away, quán vỉa hè,… diện tích khoảng 15 – 20m vuông. 

Bước 6: Các công việc về thủ tục đăng ký kinh doanh

Việc mở quán nói chung đều yêu cầu phải thực hiện những thủ tục pháp lý về kinh doanh. Theo đó, bạn cần tới văn phòng quản lý nơi bạn định mở quán để hoàn tất các thủ tục pháp lý.

Thông thường giấy tờ cần có là: giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm. Ngoài ra, chủ quán sẽ phải đóng thuế theo hình thức hộ kinh doanh cá thể. 

Bước 7: Lập kế hoạch về xây dựng, trang trí quán

Mục đích của bước này là lên ý tưởng thiết kế, trang trí quán cafe sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu. Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo như: Café bóng đá, sân vườn, cóc bình dân,…

Một điều khá quan trọng nữa là tên quán sẽ quyết định phong cách thiết kế của quán cafe. Ví dụ tên quán Tree Coffee thì bạn có thể decor quán theo phong cách xanh với nhiều cây cối, hoa lá.

Xem thêm: 18+ Ý tưởng mô hình quán café nhỏ đẹp, độc đáo, hút khách

Bước 8: Tìm nhà cung cấp, mua sắm trang thiết bị

Chất lượng nguyên liệu ảnh hưởng rất lớn đến hương vị đồ uống. Ngoài ra sự ổn định của nguồn cung cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của quán

Vì vậy, khi tìm nhà cung cấp, bạn cần phải cân nhắc lựa chọn kỹ càng để tìm được địa chỉ uy tín cung cấp nguyên liệu sạch, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.

Có không ít trường hợp các chủ quán cafe ham lợi, bất chấp sức khỏe người dùng mà nhập nguyên liệu rẻ tiền. Tuy nhiên, nếu bạn là người kinh doanh đường dài thì nhất định phải tránh việc này.

Ngoài nguyên liệu pha chế, máy móc, thiết bị, dụng cụ pha chế cũng rất cần được đầu tư đúng đắn. Bạn cũng nên tìm đến những nhà cung cấp máy móc, dụng cụ pha chế đảm bảo chất lượng và phù hợp với mô hình của quán.

Quý khách có thể tham khảo cửa hàng chuyên bỏ sỉ cà phê, trang thiết bị uy tín được nhiều chủ tiệm cà phê, trà sữa lựa chọn, đó là From Cầu Đất. 

Đây là một trong những nơi chế biến cà phê xuất khẩu với nguồn nguyên liệu chính từ Tây Nguyên. Tại đây chuyên rang các loại cà phê nguyên chất, cà phê sạch Arabica,  Robusta, Culi,… với tỉ lệ pha trộn cà phê theo công thức riêng. Ngoài ở đây còn cung cấp các loại máy xay cà phê, máy pha cà phê cao cấp mà bạn có thể tham khảo thêm tại website của đơn vị.

Bước 9: Tuyển dụng, training nhân viên

Đội ngũ nhân viên được xem là “bộ mặt” của cả quán. Ngoài tác phong chuyên nghiệp thì thái độ nhiệt tình, niềm nở với khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với ngành phục vụ.

Ngoài ra, bạn cần xây dựng một quy trình phục vụ rõ ràng ngay từ đầu để giúp quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn. Bạn cần training nhân viên toàn bộ quá trình làm việc tại cửa hàng, từ khâu chuẩn bị, đón tiếp khác, order như thế nào, xử lý order, thanh toán,…

Bước 10: Lên kế hoạch marketing

Với sự phát triển của công nghệ như hiện nay thì việc Marketing gần như là việc không thể thiếu nếu muốn khách hàng biết đến. Bạn có thể sử dụng các trang mạng xã hội như Zalo, Facebook, Instagram, TikTok,.., các ứng dụng mua hàng online như Now, Grab, Goviet, Foody…). Đặc biệt bạn nên khai thác triệt để kênh TikTok và các group trên Facebook hiện nay.

Trên thực tế, việc xây dựng chiến lược Marketing thành công không phải là một điều dễ dàng. Để làm được điều này đòi hỏi bạn phải có kiến thức quản lý lập kế hoạch kinh doanh quán cafe và sự cập nhật thông tin không ngừng.

Bước 11: Vận hành, đánh giá hiệu quả

Đây là bước cuối cùng trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe. Ngoài việc chuẩn bị các công đoạn để mở quán, thì điều quan trọng nhất vẫn là quản lý và vận hành quán cà phê. 

Để quản lý tốt bạn phải có kế hoạch đánh giá và quản lý tất cả các hoạt động thông qua con số, bảng biểu, báo cáo định kỳ rõ ràng.

Mở quán cafe là mảng kinh doanh rất tốt nhưng cũng ẩn chứa không ít rủi ro tiềm ẩn. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm quản lý trước đây thì việc mở quán là một thử thách vô cùng lớn. 

Vì vậy, giải pháp tối ưu nhất thời điểm này là lựa chọn một mô hình nhượng quyền uy tín để hạn chế tối đa rủi ro thất bại trong quá trình kinh doanh. Đây là hình thức bạn đăng ký với thương hiệu cafe đã có tiếng trên thị trường để kinh doanh thương hiệu, sản phẩm của họ.

Hiện nay, một mô hình nhượng quyền cà phê nổi tiếng uy tín trên cả nước mà bạn có thể tham khảo, đó là From Cầu Đất. Hiện đã có hàng trăm đơn vị nhượng quyền trên khắp cả nước đủ để chứng minh sự phổ biến của thương hiệu. 

From Cầu Đất sẽ hỗ trợ bạn lập kế hoạch mở quán cafe từ A-Z, từ nguyên liệu, thiết bị, bảng hiệu, menu, cách pha chế, quy trình hoạt động, cách quảng bá tối ưu,…. Với một kế hoạch kinh doanh nhượng quyền sẵn có, bạn sẽ giảm thiểu tối đa nguy cơ thất bại. 

Ngoài ra, đơn vị sẽ chia sẻ những kinh nghiệm mở quán và quản lý hiệu quả nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay cần được tư vấn liên quan đến quá trình mở quán cà phê, liên hệ ngay với Cà Phê Cầu Đất để được hỗ trợ nhanh nhất !